Alles voor een geslaagd evenement

checklist

Een checklist voor het organiseren van een evenement? Een standaard draaiboek voor een event? Bij TK Entertainmaint denken wij niet dat dit bestaat, maar de checklist voor het organiseren van een event die u hierbij vindt is wel de ultieme afvinklijst voor ieder evenement. Vink de lijst af, noteer uw opmerkingen en u bent verzekerd van een prima fundament voor uw evenement.

 

Voorbereiden op het evenement, Organisatie evenement opstarten 

• zelf organiseren of een evenement bureau
• Samenstelling van het organisatieteam en taakverdeling
• Doelgroep voor je evenement
• Doelstelling evenement
• Soort evenement
• Uitvoerdatum
• Deelnemer registratie 
• Evenementen budget
• Creativiteit en evenementen 
• Concept ontwikkeling voor je evenement
• Bijzondere doelgroepen op je evenement
• Programma
• Globale planning en deadlines
• Samenwerken met leveranciers
• Evenementen locaties
• Sprekers/zangers op je evenement
• Amusement op je evenement
• Catering op het evenement
• Inrichting en sfeer op je evenement
• Evenementen verzekering
• Licht, geluid en video op je evenement
• Draaiboek voor je evenement
• Checklist locatie inspectie van het evenement
• Je evenement ik een tent 
• Aantal vierkante meters voor je evenement 
• Artiesten boeken voor je evenement
• Datum van je evenement kiezen
• Uitnodigen evenement 
• Promotie
• Vooraankondiging evenement
• Kleding advies voor je evenement 
• Social media op je evenement 
• Overtuig je manager van het evenement
• Podium presentatie op je evenement

 

Uitvoering van het evenement

 

• Garantie aantallen voor je evenement 
• Evenementen badges
• Evenementen kist
• Tafelschikking tijdens evenement
• Taakverdeling op je evenement
• Locatie check start evenement 
• Jou rol als evenementen organisator
• Opbouw van je evenement
• Registratie en ontvangst evenement
• Briefing op evenementen locatie
• Artiesten begeleiding
• No show van gasten op je evenement
• Startsein en tijdschema van je evenement
• Vuistregels drank/ lachgas gebruik op je evenement
• Fotograaf en verslag op je evenement 
• Afbouw van het evenement
• Rekeningen en fooien voor je evenement 
• Pers en bloggers op je evenement

    

Na afloop van je evenement

 

• Bedanken gasten van je evenement 
• Financieel verslag van je evenement 
• Rendement evenement meten
• Niet meetbaar rendement van je evenement
• De fiscus en je evenement 
• Opiniepeiling op je evenement
• Je evenement in de pers

 

verzekeren van je evenement

 

Klap verzekerings makelaar

Met Klap verzekerd van een professioneel evenement

Als professional zorgt u ervoor dat uw evenement een feest wordt. Daar wilt u van verzekerd zijn, en uw klanten ook!

Of het nu gaat om een festival, sportevenement of buurtfeest, het afsluiten van een goede evenementenverzekering hoort erbij. Niet alleen voor u als organisatiebureau, maar ook voor uw toeleveranciers. Zodat uw gasten niet in de kou staan als uw evenement moet worden afgelast vanwege noodweer of een zieke artiest.

Klap is al jaren specialist in het verzekeren van kleine tot hele grote evenementen in binnen- en buitenland. We hebben veel ervaring en kennen de branche. Daarom kunnen we u uitstekend adviseren. Zowel op het gebied van preventieve maatregelen als over het afdekken van specifieke risico’s. En als het dan toch mis gaat, zorgen wij er uiteraard voor dat u snel wordt geholpen om de schade te herstellen. Materieel en immaterieel.

 

 

budgetlijst

 

Catering 

Huur

Verwarming/koeling

Schoonmaak

Meubilair

Garderobe

Parkeerkosten

Vervoer van personen/ materialen /bagage

Overnachtingskosten

Amusement

VIP’s

Spreker/dagvoorzitter 

Tolken

Bloem groen versiering

Decoraties

Bewegwijzering

Technische voorzieningen

Speciale attributen

Special effects

Af middelen ( huur, vervoer , opbouw assistentie en afbouw)

Foto video producties

Professionele presentator

Hostesses 

(Training,reiskosten,kledingkosten restant voorzieningen)

Beveiliging

Medische voorzieningen

Website

Drukwerk

Secretariële kosten

Attenties

Promotiekosten

Verzekeringen 

Vergunningen en fooien ( facultatief)

Organisatiekosten ( extern en intern uren calculatie)

Fiscus

( Loonheffingen,winstbelasting en omzetbelasting )

Post onvoorzien

( meestal 10 % van het budget )

 

Totaal..€ .............................?

 

 

 

draaiboek ( Plan de dag indeling) 

 

Na het doorlopen van de checklist voor het organiseren van een evenement, de budgettool om uw eventbudget niet te overschrijden, is de Draaiboek-tool van TK entertainment een ideaal hulpmiddel om tot een goed draaiboek voor uw event te komen.

Het draaiboek bestaat uit de volgende onderdelen:

Omschrijving: hier geeft u een heldere omschrijving van de activiteiten die tijdens het evenement plaats gaan vinden. Een kort overzicht met alle activiteiten van het evenement.

Tijden: In dit onderdeel staat de planning van de verschillende onderdelen van het evenement. Het is een overzicht van de tijden en activiteiten op die tijdstippen van het evenement.

Locatie: In dit onderdeel staat de locatie van de verschillende activiteiten. Afhankelijk van het evenement en de locatie daarvan, kunt u in dit onderdeel een plattegrond toevoegen. Wanneer er reeds een programmaboekje met plattegrond is, kunt u ook daar naar refereren.

 

 

• Alles voor een geslaagd evenement 

Zodra u deze 4 belangrijke punten hierboven doorloopt tijdens uw weg naar het organiseren van een evenement dan zult u gagarandeerd goed uitkomen in de budget maar ook in zekerheid. En u zult zien dat TK entertainment u kunt helpen, begeleiden Naar de mooiste evenement. Want wij zitten ook vol met ideeen en kunnen hier in een heel goed gepast advies uitbrengen. Twijfelt u niet aan om hulp in te schakelen. Een zekerheidje is altijd mooi meegenomen. Het bespaart u veel stress, geld en tijd.

 

Neem contact met ons op om u te begeleiden naar een geslaagd Feest, Huwelijkfeest, Receptie, evenement.